Datenschutz WhatsApp Cloud API

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in dieser Ergänzung beschriebene Verarbeitung ist:

Was ist die ProScale Bridge?

Die ProScale Bridge ist eine Software-Anbindung an die Meta WhatsApp Business Cloud API im sogenannten Coexistence-Modus. Sie ermöglicht es unseren Kunden (Maklerfirmen und selbstständigen Immobilienmaklern), eingehende WhatsApp-Anfragen von Endkunden parallel zu ihrem Handy automatisch in ihr CRM-System (Pipedrive) übernehmen zu lassen.

Die persönliche WhatsApp Business-App des Maklers auf dessen Mobiltelefon bleibt dabei voll funktionsfähig. Die ProScale Bridge erhält Kopien eingehender 1:1-Chats über offizielle Meta-Webhooks und speichert diese auf unseren Servern in Deutschland zur Weiterverarbeitung im jeweiligen CRM-System des Maklers. Gruppenchats werden im Coexistence-Modus von Meta ausdrücklich nicht übermittelt und somit auch nicht von uns verarbeitet.

Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen der ProScale Bridge verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten von Endkunden, die unsere Maklerfirmen-Kunden per WhatsApp kontaktieren:

• Telefonnummer des Endkunden (Absender) im internationalen E.164-Format
• Profilname des Endkunden, soweit dieser bei WhatsApp öffentlich sichtbar hinterlegt ist
• Nachrichteninhalt der eingehenden 1:1-Chat-Nachricht (Text, Sprachnachrichten, Fotos, Videos, Dokumente, Standorte, Kontakte)
• Zeitstempel und Nachrichten-ID der Meta Cloud API
• Mediendateien (Bilder, Sprachnachrichten, Dokumente), soweit der Endkunde diese sendet, werden über die Meta Graph API abgerufen und auf unseren Servern gespeichert

Ausgehende Nachrichten, die der Makler über sein Handy verschickt, werden im Coexistence-Modus von Meta ebenfalls als Webhook gespiegelt und in dieselbe CRM-Konversation einsortiert. Inhalte ausgehender Nachrichten sind insoweit ebenfalls Gegenstand der Verarbeitung.

Zwecke der Verarbeitung

• Automatische Übernahme eingehender Kundenanfragen in das CRM-System des Maklers (Pipedrive), damit Anfragen nicht in der WhatsApp-App verloren gehen
• Zuordnung von Anfragen zu bestehenden Kontakten und Vorgängen im CRM
• Auslösung interner Workflow-Benachrichtigungen (z.B. Erinnerung an den Makler, wenn eine Anfrage länger unbeantwortet bleibt)
• Audit-Trail und Nachvollziehbarkeit von Kundeninteraktionen für den Makler
• Verarbeitung der Mediendateien zum Zweck der Vorschau und Archivierung im CRM

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung zwischen Endkunde und Makler) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse des Maklers an einer lückenlosen Dokumentation und Bearbeitung von Kundenanfragen).

Sofern der Endkunde der WhatsApp-Kommunikation ausdrücklich zugestimmt hat (z.B. durch das aktive Anschreiben der WhatsApp-Nummer des Maklers), liegt zusätzlich eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO vor.

Rolle und Auftragsverarbeitung

Gegenüber dem Endkunden ist der jeweilige Makler bzw. die Maklerfirma der Verantwortliche im Sinne der DS-GVO, da er die WhatsApp-Kommunikation initiiert und die Zwecke der Datenverarbeitung bestimmt. ProScale Solutions GmbH handelt insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DS-GVO. Mit jeder Maklerfirma, die unseren Dienst nutzt, besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Gegenüber ProScale Solutions GmbH ist die Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland) ihrerseits Auftragsverarbeiter für den Betrieb der WhatsApp Business Cloud API, soweit Meta Daten in unserem Auftrag verarbeitet. Die Bedingungen ergeben sich aus den Meta-Plattform-Nutzungsbedingungen und den Meta WhatsApp Business Solution Terms.

Datenfluss und Speicherort

Eingehende WhatsApp-Nachrichten werden von Meta über Webhooks an unsere Server bei der Hetzner Online GmbH (Standort Deutschland) übertragen. Wir speichern die Nachrichten in einer PostgreSQL-Datenbank in Deutschland und übertragen sie anschließend an das vom Makler gewählte CRM-System (Pipedrive, EU-Niederlassung in Estland).

Bei der Datenübertragung durch Meta können Daten in die USA übermittelt werden. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Ergänzend sichern EU-Standardvertragsklauseln (SCC) die Datenübermittlung ab.

Speicherdauer

Nachrichteninhalte und Mediendateien werden auf unseren Servern so lange gespeichert, wie der Maklerkunde unseren Dienst nutzt und die zugehörige Konversation im CRM-System des Maklers aktiv ist. Nach Beendigung des Dienstverhältnisses zwischen Makler und ProScale Solutions GmbH werden die Daten innerhalb von 30 Tagen vollständig aus unserer Infrastruktur gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Auf Anfrage des Endkunden oder des verantwortlichen Maklers können einzelne Nachrichten oder ganze Konversationen jederzeit gelöscht werden.

Rechte der betroffenen Endkunden

Endkunden, deren WhatsApp-Nachrichten durch die ProScale Bridge verarbeitet werden, haben sämtliche Rechte aus der DS-GVO, insbesondere:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO)

Da der jeweilige Makler der Verantwortliche ist, sind Anfragen zur Ausübung dieser Rechte in erster Linie an diesen zu richten. Ergänzend können Sie sich an uns wenden unter info(at)proscale-solutions.de.

Coexistence-Modus, was wir nicht verarbeiten

Im technisch begrenzten Coexistence-Modus von Meta erhalten wir ausschließlich Nachrichten aus 1:1-Direktchats. Folgende Inhalte werden ausdrücklich nicht an uns übermittelt und somit auch nicht von uns gespeichert oder verarbeitet:

• Gruppenchats und Broadcast-Listen
• Statusmeldungen (WhatsApp-Status)
• Sprachanrufe und Videoanrufe
• Kontaktlisten und Adressbücher des Maklers
• Standortdaten des Maklers

Weiterführende Informationen

Diese Ergänzung gilt ausschließlich für die Verarbeitung im Rahmen der ProScale Bridge. Für allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung auf unserer Internetseite und zu anderen Diensten verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

Informationen zur Datenverarbeitung bei Meta finden Sie unter: https://www.whatsapp.com/legal/business-policy

Informationen zur Datenverarbeitung bei Pipedrive finden Sie unter: https://www.pipedrive.com/en/privacy