Pipedrive aufräumen: Das 12-Punkte-Audit für ein gewachsenes CRM

Pipedrive startet bei fast allen sauber. Eine klare Pipeline, ein paar Felder, ein Team, das mitzieht. Nach zwei, drei Jahren sieht es anders aus: zwölf Pipeline-Phasen, von denen die Hälfte niemand benutzt, dieselbe Firma dreimal angelegt, Deals, die seit Monaten in derselben Phase festhängen, und eine Prognose, der keiner mehr glaubt.

Das ist normal. Ein CRM ist ein lebendes System, und ohne Pflege verwahrlost es. Die gute Nachricht: Aufräumen ist kein Hexenwerk, wenn man systematisch vorgeht. Hier ist die Checkliste, die wir in echten Projekten nutzen, wenn wir ein gewachsenes Pipedrive wieder geradeziehen.

Vorab: erst sichern, dann anfassen

Bevor ihr irgendetwas löscht oder zusammenführt: exportiert eure Deals, Personen und Organisationen einmal komplett als Datei. Ein Merge in Pipedrive lässt sich nicht rückgängig machen. Mit einem Export im Rücken könnt ihr im Zweifel nachschauen, was vorher drinstand.

Die 12 Punkte

1. Pipeline-Phasen: weniger ist mehr

Zählt eure Phasen. Wenn es mehr als sieben sind, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ihr interne Aufgaben als Phasen abbildet (“Angebot in Erstellung”, “Angebot in Prüfung”, “Angebot intern freigegeben”). Eine Phase sollte einen echten Schritt im Verkauf abbilden, an dem sich der Status des Deals von außen sichtbar ändert. Faustregel: fünf bis sieben Phasen.

2. Tote Deals erkennen und entscheiden

Filtert nach Deals, die seit mehr als 30 oder 60 Tagen keine Aktivität und keinen Phasenwechsel hatten. Diese Deals verfälschen jede Prognose. Für jeden gilt: weiterführen mit einer konkreten nächsten Aktivität, oder ehrlich als verloren markieren. Liegenlassen ist keine Option.

3. Verlustgründe sauber pflegen

Wenn ihr Deals als verloren markiert, ohne einen Grund zu erfassen, verschenkt ihr die wertvollste Information überhaupt: warum ihr verliert. Legt eine überschaubare Liste an Verlustgründen an (Preis, Timing, Wettbewerber, kein Budget, kein Entscheider erreicht) und macht das Feld zur Pflicht beim Schließen.

4. Dubletten: Ursache vor Reparatur

Sucht nach doppelten Personen und Organisationen. Das eingebaute Zusammenführen hilft bei einzelnen Fällen. Wichtiger ist aber, die Ursache abzustellen: Wenn jeder ungebremst neue Kontakte anlegt, sind die nächsten Dubletten schon unterwegs. Klare Anlage-Regeln und ein Pflichtfeld wie die E-Mail-Adresse verhindern das Meiste.

5. Lead oder Deal? Die Grenze klären

Viele Teams kippen alles als Deal in die Pipeline, auch unqualifizierte Kontakte. Das bläht die Pipeline auf und zerstört die Prognose. Klärt im Team: Was ist ein Lead (noch nicht qualifiziert, gehört in die Lead-Inbox), und was ist ein Deal (qualifiziert, gehört in die Pipeline). Eine saubere Trennung macht eure Zahlen wieder ehrlich.

6. Pflichtfelder: so wenige wie möglich

Geht eure Pflichtfelder durch. Jedes Pflichtfeld, das keinen klaren Zweck hat, wird vom Team mit Quatsch gefüllt (”.” oder “xxx”), nur um weiterzukommen. Behaltet nur die Felder, die ihr für Prozesse oder Auswertungen wirklich braucht.

7. Tote Felder ausmisten

Über die Jahre sammeln sich benutzerdefinierte Felder an, die niemand mehr füllt oder ausliest. Prüft für jedes Feld: Nutzt es noch jemand? Steht es in einem Bericht? Wenn nicht, archivieren. Weniger Felder heißt schnellere Erfassung und sauberere Daten.

8. Berechtigungen und Sichtbarkeit prüfen

Wenn das Team gewachsen ist, passt die ursprüngliche Sichtbarkeit oft nicht mehr. Prüft mit Sichtbarkeitsgruppen, wer welche Deals sieht. Häufige Falle: nach einer Änderung an Berechtigungen merkt ein Nutzer die neue Sicht erst nach einem echten Ab- und Anmelden, ein einfaches Neuladen reicht nicht immer.

9. Automatisierungen auf Karteileichen prüfen

Schaltet eure Workflow-Automatisierungen durch. Erfahrungsgemäß sammeln sich über die Zeit Automationen an, die niemand mehr versteht, die sich überschneiden oder die ins Leere laufen, weil sich die Phasen geändert haben. Deaktiviert, was keinen klaren Zweck mehr hat.

10. Aktivitätstypen aufräumen

Wenn die Liste der Aktivitätstypen zugewuchert ist (Anruf, Telefonat, Call, Rückruf), kann niemand mehr sauber auswerten, wie oft telefoniert wird. Konsolidiert auf wenige, klare Typen.

11. Datenmigrations-Altlasten

Falls Pipedrive einmal aus einem alten System befüllt wurde, schlummern oft Altlasten in den Daten: abgeschnittene Texte, falsche Datumsformate, Währungssymbole im Betragsfeld. Stichprobenartig prüfen und korrigieren.

12. Verantwortlichkeit festlegen

Der wichtigste Punkt kommt zum Schluss: Legt fest, wer für die CRM-Hygiene verantwortlich ist und in welchem Takt. Ein aufgeräumtes Pipedrive bleibt nur dann aufgeräumt, wenn es einen Verantwortlichen hat. Ohne den verwahrlost es innerhalb eines Jahres wieder.

Was ihr danach habt

Nach einem solchen Audit sieht eure Pipeline wieder so aus, wie sie soll: eine überschaubare Zahl an Phasen, Deals mit echten nächsten Schritten, saubere Kontaktdaten und eine Prognose, der ihr vertrauen könnt. Das ist die Grundlage dafür, dass Auswertungen und Automatisierungen überhaupt etwas taugen.

Wenn ihr vor einem über Jahre gewachsenen Pipedrive steht und nicht wisst, wo ihr anfangen sollt: genau das machen wir als Pipedrive Authorized Partner regelmäßig. Wir gehen das Audit mit euch durch und richten die Routine ein, die es sauber hält.